Статьи и материалы

Как сделать внутрикорпоративный сайт популярным, интересным и доступным

КАК СДЕЛАТЬ ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЙ САЙТ ПОПУЛЯРНЫМ

Основное требование к внутреннему сайту компании такое же, как и к внешнему: он должен быть популярным среди целевой аудитории. Компании тратят много времени, сил и денег на то, чтобы привлечь на свой внешний сайт потенциальных клиентов и партнеров. Действия, которые требуются для привлечения сотрудников на внутренний сайт, столь же трудоемки. Разница состоит лишь в том, что у внутреннего сайта нет равноценных конкурентов, поэтому, если он имеет хоть малейшую содержательную ценность, сотрудники будут посещать его за неимением лучших альтернатив.

Помимо посещаемости, у сайта есть еще один показатель эффективности – количество просмотренных страниц. В зависимости от того, как организован сайт, сотрудники будут использовать его для решения одной или сразу нескольких задач. Если сайт – официальный источник информации, посетители будут просматривать одну страницу новостей в день. Если сайт многофункционален, количество посещаемых, востребованных страниц резко возрастет. В идеале сайт может стать местом сосредоточения корпоративной культуры организации. В этом случае руководство компании получает интересный побочный результат: возможность быть в курсе всех событий и настроений в коллективе.

Для того, чтобы внутренний сайт стал популярным ресурсом, необходимо соблюдать два основных условия: 1) сайт должен быть интересным и 2) сайт должен быть доступным. Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.

КАК СДЕЛАТЬ ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЙ САЙТ ИНТЕРЕСНЫМ

Правило 1. Для того, чтобы поддерживать интерес сотрудников к внутреннему сайту, необходимо, чтобы информация на нем постоянно обновлялась.

Очень часто «застой» информации связан с непродуманной организацией работ по пополнению сайта. Так, одна известная торговая компания загубила хорошее начинание, полностью передав сбор и размещение информации в руки единственного системного администратора. Руководители подразделений могли бы выкладывать информацию сами, но не имели таких полномочий и технических средств. Системный администратор с радостью сам бы выкладывал информацию вовремя, но, заваленный другой работой, просто не успевал делать этого регулярно.

Проблему можно было предсказать и разрешить еще на этапе планирования внутреннего сайта. Одно из простых и эффективных решений – дать возможность определенному кругу лиц выкладывать информацию на сайт самостоятельно. Доступ к разным разделам можно разграничить: например, начальники отделов могут публиковать информацию только на страницах своих отделов, а руководители подразделений – на страницах всех отделов своего подразделения.

Для того, чтобы регулярно пополнять сайт, не нужно осваивать профессию web-мастера. Современные средства программного обеспечения, такие как Content Management Systems (CMS), позволяют непрофессионалам создавать web-страницы, не имея никаких специальных навыков и знаний.

Правило 2. Для того, чтобы интерес сотрудников к внутреннему сайту не ослабевал, необходимо, чтобы они перестали быть пассивными зрителями и превратились в активных участников процесса.

Это означает, что сотрудники должны иметь возможность как-то влиять на содержимое сайта, добавляя или комментируя уже опубликованную информацию. Интерактивность – главное отличие сайта от внутренней рассылки. Получая информационные письма от руководства, сотрудники читают их, просматривают или стирают, не распечатывая. Они не могут сами инициировать отправку письма или сделать так, чтобы рассылка освещала значимые и интересные темы. Оставаясь пассивными зрителями, сотрудники быстро теряют интерес: в конце концов, нас привлекает не столько сама информация, сколько возможность поучаствовать в ее создании и обсуждении.

Для того, чтобы внутренний сайт был «живым» ресурсом, можно использовать разные приемы. Наиболее удобные и популярные из них – форумы и блоги.

ФОРУМЫ

Форум – ставшая привычной форма виртуального общения, которая позволяет участникам открывать новые темы и комментировать уже открытые другими посетителями топики в режиме on-line. Чаще всего, на внутренних сайтах форумы разделяются на деловые и личные. С помощью личных форумов сотрудники могут организовать вечеринку или отдать нуждающимся детскую коляску. На страницах деловых форумов обсуждаются рабочие вопросы, например, текущее состояние проектов, проблемы, новости, события, встречи и собрания. Свой форум может быть у каждой рабочей группы (отдела).

Основное назначение форумов – общение по проектам (подразделениям) и личное общение. Кроме того, открытые форумы позволяют сотрудникам получить информацию о происходящем в соседних подразделениях «из первых рук».

Технически форум организуется с помощью специального программного обеспечения, которое может быть как платным, так и freeware.

БЛОГИ

В отличие от форумов, блоги - явление достаточно молодое. Блоги предназначены для того, чтобы вести историю событий. Это может быть личный дневник или просто мысли вслух; периодичность его заполнения зависит от автора.

Для внутреннего сайта блог представляет собой очень удобный механизм последовательных записей по проектам, клиентам и мероприятиям. В зависимости от настроек, блоги могут вести и просматривать все желающие или ограниченный круг людей.

В качестве примера использования блога  можно привести внутренний сайт известной IT-компании, на котором электронный журнал применяется для ведения записей по постоянным проектам. Менеджер проекта регулярно описывает текущее состояние дел, перспективы, новости, успехи и доработки. В частности, он использует блог для мотивации сотрудников: «Благодаря Иванову, мы смогли найти и исправить ошибку …»

Блог, так же, как форум и CMS, имеет два преимущества. Во-первых, он дает сотрудникам возможность участвовать в создании внутреннего сайта и приспосабливать его под их истинные нужды, не осваивая при этом профессию web-мастера. Во-вторых, в его основе лежит распространенное программное обеспечение, которое имеется в версии freeware, простое в установке и настройке[3] (с этой задачей справится любой системный администратор).

Кроме того, CMS, блоги и форумы дают сайту самопополняющийся контент (содержание). Это очень важное качество: как уже говорилось выше, для того, чтобы сотрудники не теряли интереса к сайту, информация на нем должна все время обновляться.

Таким образом, для организации «живого» ресурса можно использовать три вида способов добавления информации: 1). CMS для публикации / обновления официальной информации на всех управленческих уровнях; 2). Форумы для обсуждения происходящего и 3). Блоги для ведения истории событий (проектов, клиентов).

Правило 3. Для того, чтобы сотрудники не разочаровались во внутреннем сайте как способе коммуникации, необходимо определить, обнародовать и строго соблюдать правила игры.

Очевидно, что на внутреннем сайте нельзя писать все, что придет в голову. Нельзя использовать ругательные слова или обсуждать персоналии. Каждая компания сама определяет набор правил, которым должны подчиняться все пользователи сайта. Главное – чтобы пользователи знали эти правила не понаслышке, а из официального источника. За нарушение правил можно штрафовать сотрудника или временно лишать его прав на публикацию и обсуждение информации.

В свою очередь, компания также должна придерживаться принятых договоренностей. Удаление высказываний и записей, которые не нарушают правил, а просто не нравятся кому-то из цензоров, может привести к недовольству пользователей. Если такие случаи будут повторяться, сотрудники быстро потеряют интерес и доверие к сайту.

КАК СДЕЛАТЬ ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЙ САЙТ ДОСТУПНЫМ

Очень часто люди прокладывают тропинки на газоне рядом с асфальтовыми дорожками. Почему это происходит? Основная причина, по которой люди не используют что-то, навязанное сверху, проста: им неудобно.

Правило 1. Позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники имели беспрепятственный доступ к сайту.

Лучше всего, если для просмотра сайта не будут требоваться какие-либо специальные средства. Например, в одной из IT-компаний внутренний сайт был полностью реализован на технологии Flash. Существенная часть программистов, использующих в качестве операционной системы FreeBSD (а не Windows), не смогла настроить свои компьютеры так, чтобы иметь возможность просматривать Flash-страницы. Погнавшись за красотой и технологичностью, разработчики упустили из виду, что 20% сотрудников просто не увидят ничего из того, что будет опубликовано на сайте. Необходимо помнить, что внутренний сайт – в первую очередь информационный ресурс, для которого привлекательный дизайн не является главным приоритетом.

Правило 2. При необходимости, организуйте удаленный доступ к внутреннему сайту.

Отсутствие удаленного доступа часто объясняется требованиями безопасности. Действительно, для того, чтобы организовать безопасный удаленный доступ к внутреннему сайту, необходимо проделать много дополнительной работы. Выполнять ее или нет, зависит от особенностей организации. Например, крупная консалтинговая компания вынуждена была открыть удаленный доступ к внутреннему сайту после того, как посчитала, что ее сотрудники около 80% времени работают вне офиса.

В КАЧЕСТВЕ РЕЗЮМЕ: ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРИКОРПОРАТИВНОГО САЙТА

Подводя итоги, можно кратко сформулировать несколько правил организации внутрекорпоративного сайта:

1. Продумайте, для какой цели (целей) вы будете использовать внутренний сайт. Планируйте его структуру, исходя из целевого предназначения.

2. Расширьте круг лиц, которые смогут добавлять информацию на внутренний сайт. Определите их полномочия и ограничения.

3. Создайте «живой» ресурс. Предусмотрите такие средства добавления информации, которыми, в той или иной степени, смогут пользоваться все сотрудники.

4. Разработайте и опубликуйте правила поведения на сайте. Если вы предусматриваете штрафные санкции за нарушение этих правил, также опубликуйте их в общем доступе.

5. Не нарушайте правила, установленные вами же. Не удаляйте те сообщения, которые вам не нравятся, но при этом соответствуют формальным требованиям. Для того, чтобы избежать неприятностей, заранее подумайте об ограничении прав доступа, например, для увольняющихся сотрудников.

6. Сделайте внутренний сайт простым и удобным. Позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники могли просматривать страницы или добавлять свои сообщения. При необходимости организуйте удаленный доступ к сайту.

7. Для того, чтобы привлечь посетителей на сайт (особенно в первое время), обяжите ключевых лиц, например, руководителей рабочих групп, активно использовать сайт как средство общения и координации. Со временем это перейдет в естественную привычку.

8. Вы можете создавать внутренний сайт самостоятельно или обратиться за помощью к консультантам. Необходимым условием разработки «своими руками» является тесное содружество и взаимопонимание с техническими специалистами, которые должны будут выполнить большую часть работы по подготовке и выпуску сайта.

Назад